Noin vuosi sitten Raide-Jokerin toteuttajaosapuolen hankintaprosessi oli tiiviisti käynnissä. Tarjousvaiheessa panostimme erityisesti yhdessä tekemisen ilmapiirin luomiseen ja luottamuksen rakentamiseen ennestään tuntemattomien henkilöiden välille. Onnistuimme integroitumaan yhdeksi yhtenäiseksi tarjoustiimiksi, joka pystyi yhteistyötaidoillaan ja teknisellä osaamisellaan erottumaan muista kilpailijoista. Onnistumisen taustalla oli paitsi jatkuva yhteistyötaitojen korostaminen, myös pieni ryhmä ja selvä yhteinen tavoite – me kaikki halusimme voittaa tarjouskilpailun.
Tilanne nykyisessä Raide-Jokerin organisaatiossa on hyvin erilainen. Meillä on pieni ydinjoukko, joka on käynyt läpi koko tarjousvaiheen ja siihen liittyvän valmentautumisen, mutta suurimmalle osalle projektilla työskentelevistä henkilöistä allianssimalli on ainakin jossain määrin vieras tapa toteuttaa projektia. Tarjousvaiheen noin 20 henkilön joukko on vaihtunut noin 450 hengen projektiorganisaatioksi. Suunnittelun, rakentamisen ja tilaamisen asiantuntijoita meillä on käytettävissä laaja joukko, mutta puhuvatko he samaa kieltä keskenään? Pelaammeko kaikki samaa palloa samaan maaliin samoilla säännöillä?
Monesti ihmetellään, mikä eri kotiorganisaatioista tulevien henkilöiden yhdessä työskentelyssä on niin vaikeata. Kai sitä nyt aikuiset ihmiset osaavat ja pystyvät työskentelemään yhdessä? Toisaalta, kuinka helppoa on fuusioida kaksi tai useampi yritys yhdeksi yritykseksi? Kuinka nopeasti ja helposti fuusion jälkeen pystytään luomaan yhtenäinen yrityskulttuuri? Fuusiossa toiminnan yhtenäistämisessä on kuitenkin käytössä koko yritystoiminnan keinovalikoima – allianssiin tulevat henkilöt vain ”vuokrataan” hankkeelle, kun työsuhde- ja esimiesvastuut jäävät kotiorganisaatioihin.
Yksi integroitumista hidastava asia löytyy omista työskentelytottumuksistamme. Jokainen meistä on jollain tasolla sisäistänyt oman yrityskulttuurinsa, ja lisäksi meillä on paljon jo opittuja toimintamalleja, joita käytämme jatkuvasti jopa itse sitä huomaamatta. Omassa tavassa työskennellä ei sinänsä ole mitään vikaa, mutta ongelma aiheutuu siitä, että me helposti oletamme muiden työskentelevän tai tulkitsevan asioita samalla tavalla. Allianssissa pitäisi aina muistaa, että mitään ei kannata olettaa, ja aina kannattaa kysyä. Tämä ohje on yksinkertainen, mutta äärimmäisen vaikea toteuttaa. Vai kuinka moni pystyy helposti tunnistamaan ja kyseenalaistamaan omia vakioituja toimintatapojaan?
Toinen integroitumisen haaste on henkilökohtaisen yhteistyökyvyn liian suuri painottaminen. Paradoksaalista on se, että näitä yhteistyötaitoja tarjousvaiheessa usein juuri arvostetaan. Yhteistyötaidot ovat toki allianssityöskentelyn ytimessä, mutta jos keskitymme olemaan mukavia ja varomme astumasta toistemme varpaille, niin kartamme tietoisesti myös kaikkia ristiriitatilanteita. Pidämme ongelmat pöydän alla piilossa niin pitkään, kunnes niistä kasvaa liian isoja piiloteltaviksi. Yksi parhaista tavoista kasvattaa luottamusta on kuitenkin se, että ongelmia pystytään onnistuneesti ratkomaan yhdessä, Ja pienien ongelmien ratkaiseminen on yleensä helpompaa kuin isojen.
Kolmantena asiana nostan esiin yhteisen tavoitteen merkityksen. Projektillamme on selkeä tavoite, jonka suurin osa projektilla työskentelevistä varmasti tietää, mutta kuinka moni on tavoitteeseen sataprosenttisesti sitoutunut? Vertaan taas yritystoimintaan – yritykselle laaditaan strategia, mutta kuinka moni yrityksen työntekijöistä sen tuntee, ja kuinka moni sitoutuu asetettuihin strategisiin tavoitteisiin? Yleensä yrityksen johto on tavoitteet laatinut ja niihin sitoutunut, ja alaspäin organisaatiossa siirryttäessä sitoutuminen pikku hiljaa heikkenee. Allianssissa väittäisin, että sitoutumisen asteeseen vaikuttaa enemmän läsnäolo projektilla. Mitä suuremman työpanoksen pystyt projektille antamaan ja mitä useammin olet Big Roomissa läsnä, sitä paremmin myös sitoudut projektin yhteisiin tavoitteisiin.
Raide-Jokerissa projektiorganisaation integroituminen on pienin askelin mennyt parempaan suuntaan. Projektin ydinryhmässä, joka työskentelee Big Roomissa täysipäiväisesti, integroituminen on selvästi pidemmällä verrattuna niihin henkilöihin, jotka käyvät Big Roomissa satunnaisemmin. Kuitenkin läpi koko organisaation vuoropuhelu on parantunut ja projektin työntekijät uskaltavat keskustella asioista yhä avoimemmin myös oman kotiorganisaation ulkopuolelta tulevien henkilöiden kanssa.
Projektiorganisaation integroituminen on tärkeä edellytys sille, että pystymme kehitysvaiheessa luomaan parhaan mahdollisen toteuttamiskelpoisen suunnitelman Raide-Jokerin rakentamisesta. Integroitumiseen ei kuitenkaan ole mitään oikotietä olemassa. Tällä hetkellä panostamme projektissa erityisesti yhtenäisen projektin toimintakulttuurin rakentamiseen ja eri organisaatioista tulevien henkilöiden yhteistyön lisäämiseen, mutta tärkein integrointia edistävä asia on kuitenkin aika. Mitä pidempään työskentelemme yhdessä ja mitä paremmin tunnemme toisemme, sen luontevampaa yhdessä tekemisestä väistämättä tulee.
Katja Pekkanen
Kirjoittaja on Raide-Jokeri-allianssin projektipäällikkö.