Rakennushankkeissa on valtava määrä asioita, joita pitää ottaa huomioon. Huolellisesta suunnittelusta huolimatta infrarakentamisessa tulee aina vastaan yllätyksiä. Kattavista pohjatutkimuksista huolimatta koskaan ei voida olla sataprosenttisen varmoja, mitä vanhojen katujen alta löytyy. Raide-Jokeri-projekti on mittava hanke ja suuressa hankkeessa kaikki on hieman suurempaa ja monimutkaisempaa. Tämän vuoksi myös projektin aikataulunhallinta on valtava kokonaisuus.
Yhteensovittaminen on tärkeä osa aikataulunhallintaa
Raide-Jokeri-hanke jakautuu yhteensä kuuteen maantieteelliseen lohkoon ja viiteen läpi lohkojen menevään tekniikkalajiin: ratatekniikka, sähkö- ja tekniset järjestelmät, taitorakenteet, tunneli ja käyttöönotto. Aikataulunhallinta on suuri kokonaisuus ja sisältää paljon erilaisia aikatauluja, jotta voimme hallita erilaisia ja erikokoisia kokonaisuuksia.
Kaikki alkaa yleisaikataulusta, joka antaa raamit hankkeen kokonaiskestolle ja valmistumisajankohdalle. Rakentamisen aikataulutus alkoi vuodenvaihteessa 2017–2018 työvaiheistuksella, jossa listattiin työt ja niiden alustava järjestys sekä töihin tarvittava työteho. Allianssin kehitysvaiheessa tehdyt ensimmäiset aikataulut olivatkin todella karkeita ja suuntaa antavia. Suunnittelun edetessä yleisaikataulua tarkennettiin ja jokaiselle työlohkolle ja tekniikkalajille tehtiin oma yleisaikataulu. Nyt aikataulua on saatu kurottua kiinni ja tarkennettua siten, että liikennöinnin arvioidaan alkavan tammikuussa 2024.
Aikataulujen kriittisiä tehtäviä on integroitu yhteisesti lohkojen ja tekniikkalajien aikatauluihin, jotta oman työn edellytykset näkee paremmin. Aikataulut ovat näkyvissä kaikille projektilla työskenteleville ja niitä seurataan säännöllisesti.
Mistä aikataulu koostuu?
Mielikuva rakennushankkeen aikataulusta saattaa olla yksinkertaiset peräkkäiset viivat Excel-taulukossa, joita siirrellään tarpeen mukaan. Todellisuudessa yksi viiva sisältää paljon tietoa. Aikatauluviiva muodostuu seuraavista asioista tai osasta niistä:
- työvaiheen alkupäivä
- työvaiheen loppupäivä
- työteho eli kuinka paljon työ etenee tietyssä ajanjaksossa
- työryhmä
- riippuvuudet edelliseen tai seuraavaan tehtävään
- tehtävän määrä eli paljonko esim. maata pitää kaivaa tai täyttää
- aloitusedellytykset
Pitkissä hankkeissa aikataulua tulee myös miettiä pidemmällä tähtäimellä. Joitakin asioita tulee varmistaa vuodeksi tai vuosiksi eteenpäin. Aikatauluja voi siis tehdä monenlaisiin tarkoituksiin, ei vain suoraan rakentamiseen.
Muutoksilta ei voi välttyä
Rakennushankkeet elävät ja varsinkin maanrakentamisessa tulee muuttujia eteen, kun katuja avataan. Tällöin aikatauluja tulee päivittää ja muuttaa tarpeen mukaan työvaiheistusta. Infrahankkeissa yllättäviä muutoksia voivat olla esimerkiksi ylimääräiset putket kadun alla, arvioitua suurempi kallion louhinnan tarve, suunnittelun ja rakentamisen virheet sekä kansalaisten muutostoiveet tai palautteet.
Esimerkiksi rakentaminen Patterimäen puiston osuudella odotti lähtölaukaustaan melkein kahden vuoden verran. Aloituksen viivästyminen aiheutti aikatauluviivästyksiä ja aikataulukaaviot menivät uusiksi useampaan kertaan. Viranomaisten ja oikeusasteiden käsittelyajat ottavat aikansa, ja allianssin on mukauduttava tilanteisiin.
Osa edellä mainituista on asioita, joihin hanke voi vaikuttaa, mutta osaan ei voida varautua millään tavalla tai hyvin vähän. Rakennushankkeen tilaaja voi myös haluta tehdä lisää töitä alkuperäisten töiden lisäksi. Tämä tietysti lisää rakennusaikaa ja kustannuksia. Vaikka nämä ovat yhdessä sovittuja asioita, vaikuttavat ne hankkeen aikatauluun.
Ennakointia ja aikataulun seurantaa
Aikataulun seuranta on tärkeää, jotta voidaan ennakoida mahdollisia riskejä ja reagoida niihin varhain. Tehtävien viivästykset tulee ottaa riittävällä vakavuudella ja tutkia niiden vaikutukset seuraaviin tehtäviin.
Viikoittaisten työmaiden aikataulupalavereiden lisäksi Raide-Jokerilla pidetään kaikkien lohkojen ja tekniikkalajien kanssa kuukausittain aikataulupalaveri, jossa käydään läpi hankkeen esteet ja riskit ja mietitään niille toimenpiteitä. Yllättävien tilanteiden edessä voimme esimerkiksi muuttaa työvaiheistusta tai lisätä resursseja. Aikataulussa pysymiseksi on hyvä olla valmiina aina varatyökohde, jotta tuotanto pysyy tehokkaana. Esteiden ja ongelmien purkamisessa tärkeintä on kuitenkin avoimuus ja niiden yhdessä ratkominen. Tässä tulevat esiin allianssin hyvät puolet, kun eri organisaatiot ja tiimit työskentelevät yhdessä kohti samaa tavoitetta.
Mitä olemme oppineet?
Isoissa hankkeissa on paljon eri lohkoja, tiimejä ja ihmisiä. Ihmisten sopeuttaminen yhteiseen tekemiseen ja toimintatapoihin voi siis olla hetkittäin haastavaa, mutta erittäin tärkeää tehokkaan tiedonkulun ja toimivien käytäntöjen kannalta. Yksilölle on kuitenkin myös annettava vapauksia ja mahdollisuus oman luovuuden ja ideoiden jakamiseen.
Kokemuksistani oppineena suosittelen suunnittelun ja tuotantojen aikataulujen huolellisesta integrointia. Kiinnittäisin huomiota myös sen seuraamiseen ja ohjaisin suunnittelua oikeaan suuntaan. Kokonaisuudessaan olemme mielestäni onnistuneet hankkeen aikataulunhallinnassa hyvin. Kiitos siitä kuuluu lohkoille ja tekniikkalajeille, jotka ovat aktiivisesti seuranneet aikataulua ja tuoneet ongelmia rohkeasti esille jo varhaisessa vaiheessa. Aikataulu ei ole yhden ihmisen asia vaan kaikkien.
Esa Nieminen
Kirjoittaja työskentelee Raide-Jokerissa aikataulunhallinnan vastuuhenkilönä.