Allianssityöskentelyn perusperiaatteisiin kuuluu yhteisen projektiorganisaation muodostaminen ja organisaation henkilöstön työskentely yhteisessä toimitilassa, niin sanotussa Big Roomissa. Raide-Jokerin Big Room on perustettu jotakuinkin tulevan pikaraitiotielinjan puoliväliin, hyvien liikenneyhteyksien ulottuville Pitäjänmäkeen. Tulevaisuudessa voimme seurata työmaan edistymistä suoraan projektitoimiston ikkunoista!
Big Roomissa työskentelee tällä hetkellä yhteisen projektijohdon alaisuudessa kahden tilaajakaupungin, kolmen suunnittelijatoimiston sekä kahden urakoitsijan edustajat sulassa sovussa ja iloisesti sekaisin. Yhteisen toimitilan ansiosta tiedonkulku tehostuu, yhteiset työskentelytavat vahvistuvat ja eri organisaatiot sulautuvat toisiinsa. Eri alojen ja organisaatioiden asiantuntijoiden työskennellessä samassa tilassa, löytyy haastaviinkin kysymyksiin ratkaisu yleensä nurkan takaa tai sermin toiselta puolelta yhdessä miettien, kuten Jarikin edellisessä postauksessa kertoi.
Big Roomillamme on monenlaisia käyttäjiä. Osa kävijöistä astelee oven avaamisen jälkeen määrätietoisesti kokoushuoneeseen ja neuvottelun jälkeen samaa tietä takaisin. Matkalla vaihdetaan tärkeimmät projektikuulumiset allianssin henkilöstön kanssa ja tarkistetaan uusimmat päivitykset Big Roomin seiniltä. Monet työskentelevät Big Roomissa useina päivinä viikossa, mutta tekevät osan työajastaan myös muita projekteja. Tämä joukko kansoittaa Big Roomin pääsääntöisesti tiistaista torstaihin, jotka ovatkin tilamme ruuhkaisimpia, mutta samalla intensiivisimpiä päiviä. Big Roomin selkärangan muodostavat ne, joille Big Room on varsinainen työntekopaikka ja jotka ovat läsnä ja tavoitettavissa päivittäin. Kaikki käyttäjätyypit ovat tervetulleita, ja jokainen antaa projektiin oman panoksensa. Erilaisten käyttäjien kohtaamisia varten Big Roomiin on luotu viikkorutiini, josta näkee yhdellä silmäyksellä milloin eri ryhmät kokoontuvat ja milloin eri alojen asiantuntijat ainakin ovat läsnä.
Viikkorutiini on osa projektin visuaalista johtamista. Big Roomin lähes jokainen liikenevä seinäpinta-ala on enenevässä määrin aikataulujen, suunnitelmakarttojen ja erilaisten tehtävätaulujen peitossa. Visuaalinen johtaminen kuuluu olennaisena osana allianssin toimintatapoihin ja yhteinen toimitila on paras paikka sen järjestelmälliseen toteuttamiseen. Kävelemällä Big Roomin päästä päähän pitäisi saada kattava kuva siitä, missä vaiheessa mennään ja millä fiiliksellä matkaa tehdään.
Työhuoneita Big Roomissamme ei ole. Vakiotyöskentelypisteitä on noin 80 työntekijälle ja ne sijaitsevat kaikki täysin avonaisissa tiloissa. Varsinaisten työpisteiden lisäksi tarvitsemme paljon neuvottelutilaa sekä erilaisia ryhmätyötiloja, sillä itse allianssin osapuolten lisäksi Big Roomissa käy kiireisimpinä päivinä jopa kymmeniä vieraita erilaisissa kokouksissa ja työpajoissa. Tällä hetkellä jo yli 200 henkilöä on perehdytetty hankkeeseen ja työskentelee projektille, joten parhaimpina hetkinä toimisto pullistelee ratikka-asiantuntemuksesta ja tekemisen meiningistä!
Kuulostaako epäilyttävän hyvältä? Pääseminen pisteeseen, jossa voimme nauttia Big Roomin tunnelmasta ja toimivuudesta on vaatinut usean kuukauden työn ja monta tuskaista päätöstä. Millaisen tilan tarvitsemme? Mistä se löytyy? Paljonko se maksaa? Pitääkö sitä remontoida? Kuinka kauan remontti kestää? Millaiset kalusteet hankitaan, kun emme vielä edes tiedä keitä tilaan tulee asettumaan? Mitä kalusteille tapahtuu projektin jälkeen? Kuinka monta näyttöä tarvitaan? Millainen neuvotteluhuonetekniikka? Missä kukakin istuu? Toimiiko netti? Tulostus? Kahvinkeitto? Ja pitikö joku siivouskin hankkia? Onko tarpeeksi seinätilaa? Riittävätkö neukkarit? Onko paikkoja riittävästi? Ja nämä kaikki ennen kuin ensimmäinenkään ihminen on astunut jalallaan ovesta sisään.
Kun perustarpeet ovat kunnossa, alkaa henkinen työ. Tarvittava määrä taklauksia muutosvastarintaan sekä suunnaton määrä tutustumista, yhdessä tekemistä, sopimista ja uuden opettelua. Lopputuloksena yhteisessä toimitilassa työskentely on intensiivistä, osallistavaa ja tehokasta. Erityistä keskittymistä vaativaa työskentelyä varten tilassamme on erillisiä hiljaisiksi huoneiksi kutsuttuja tiloja, joissa voi työskennellä häiriöttä tilanteen niin vaatiessa, mutta pääosin Big Room -työskentelyn kulmakiviä ovat avoin vuorovaikutus ja vaivattomat kohtaamiset. Kokonaiskokemus Big Room -työskentelystä voi olla aluksi hämmentävä, mutta kun työskentelytavan kanssa pääsee sinuiksi, on vaikea enää kuvitella työskentelevänsä muunlaisessa ympäristössä.
Lotta Koski-Lammi
Kirjoittaja vastaa allianssin Big Roomista ja tukitoiminnoista.